Как разработать Правила внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ?

Правила внутреннего контроля (ПВК) – один из важнейших документов, который регулирует работу организации в части ПОД/ФТ. Разработку и утверждение Правил организации нужно осуществить самостоятельно или с помощью специализированной компании, такой как AMLclub, и сделать это необходимо еще до начала деятельности. Документ подробно описывает как именно организация должна соблюдать требования законодательства РФ по ПОД/ФТ/ФРОМУ.

Правила могут быть оформлены в бумажном виде, тогда бумажный экземпляр должен быть подписан генеральным директором, или в электронном варианте, тогда на нем ставится КЭП директора.

Специально назначенное должностное лицо (СДЛ) является сотрудником, ответственным за исполнение ПВК, и утверждается приказом генерального директора компании. СДЛ не может быть сотрудник с непогашенной судимостью за экономическое преступление или преступление против государственной власти.

ПВК должны редактироваться каждый раз при внесении изменений в законодательные или нормативно-правовые акты по ПОД/ФТ/ФРОМУ. На актуализацию дается от 1 до 3 месяцев в зависимости от сферы деятельности организации.

Правила внутреннего контроля рассматривают несколько вопросов и требования к структуре ПВК будут отличаться для разных организаций. Приведем в пример структуру Правил внутреннего контроля для компании, надзорным органом которой является Росфинмониторинг:

Система внутреннего контроля.

В этом блоке должны быть указаны ответственные сотрудники, структура организации, полномочия и функции, используемые инструменты, а также должны быть описаны процессы внутреннего взаимодействия между сотрудниками и процессы внешнего взаимодействия – с клиентами.

Идентификация.

В данном разделе нужно указать как идентифицируются разные типы клиентов, определяются публичные должностные лица, какие основания для признания лица бенефициаром и как оценивать степень риска клиента.

Оценка рисков и управление ими.

Все клиенты должны быть классифицированы по степени риска. Чем выше уровень риска, тем больше вероятность того, что данным клиентом будет совершена противоправная операция. В данной программе следует описать как присваивается и пересматривается уровень риска клиента, как снижать риск незаконных операций и как фиксировать результаты проведенной оценки риска клиента. Всего существует 3 категории рисков для оценки клиентов:

— Риск по типу клиента. Повышается в случае, если клиенту уже было отказано в открытии счета или проведении операции ранее, а также если он включен в Перечень экстремистов/террористов или является публичным должностным лицом.

— Риск по принадлежности к стране. Повысится в случае, если юр. лицо зарегистрировано в стране, против которой введены санкции, она финансирует террористов или не входит в состав ФАТФ.

— Риск по операциям. Будет выше, если компания занимается благотворительностью, работает с большим количеством наличных денежных средств или производит оружие.

Выявление операций, подлежащих обязательному контролю, и сомнительных операций.

В этой части должны быть описаны признаки подозрительных операций, должности сотрудников, ответственных за выявление каждого вида операции, порядок действий при обнаружении таких операций и фиксирования сведений о них.

Фиксирование сведений.

В данном разделе необходимо прописать как собираются и фиксируются сведения об операциях, подлежащих обязательному контролю, и сомнительных операциях.

Приостановление операций.

В этой программе следует указать методы выявления лиц, осуществляющих экстремистскую или террористическую деятельность, порядок приостановки их операций и оповещения клиентов о том, что им отказано в проведении операции.

Обучение сотрудников.

Эта часть определяет этапы обучения кадров по ПОД/ФТ. В начале года утверждается план, список сотрудников, которые должны пройти обучение, и формы инструктажа: целевой, вводный или дополнительный.

Проверка внутреннего контроля.

Этот раздел регламентирует сроки проведения проверки в организации, кто и в какие сроки готовит отчетность для руководителя, какие меры принимаются для устранения выявленных в ходе проверки нарушений.

Хранение документов.

В данной программе должно быть указано какие документы хранит организация (досье клиентов, документы по сделкам, внутренние сообщения и т.д.) не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом.

Изучение клиента.

Эта часть описывает способы, позволяющие получить сведения о деловой репутации, материальном положении, источниках денег и имущества клиента.

Отказ в совершении операции и приеме на обслуживание.

Этим разделом определяется порядок работы в случае отказа в проведении операции или в приеме на обслуживание:

• основания для отказа;
• кто и как принимает решение об отказе;
• как происходит информирование клиента о принятом решении;
• как фиксируется информация об отказах;
• кто и как подает сведения в Росфинмониторинг.

Замораживание (блокирование) денежных средств или иного имущества клиента.

Этот раздел содержит информацию:

• кто и каким образом скачивает Перечни экстремистов/террористов с сайта Росфинмониторинга;
• кто и с какой частотой проверяет клиентов по этому Перечню;
• кто и как подает сведения в Росфинмониторинг о клиентах из этого Перечня;
• как происходит информирование клиента о приостановке операций по причине того, что он находится в Перечне экстремистов/террористов.

Правила внутреннего контроля являются обязательным документом для организаций-субъектов Федерального закона №115-ФЗ, и за их отсутствие предусмотрена административная ответственность в виде штрафа от 100 000 до 200 000 рублей. Если же из-за отсутствия Правил внутреннего контроля организация не подала сведения о подозрительной операции в Росфинмониторинг, то наказание будет в виде штрафа до 400 000 рублей или приостановления деятельности на 60 суток.