Не делайте так, если хотите, чтобы Правила прошли проверку

Организации обязаны разрабатывать Правила внутреннего контроля, и существует 3 основных метода их написания:

1. Вы самостоятельно разрабатываете ПВК.
2. Вы заказываете ПВК у специалистов по ПОД/ФТ.
3. Вы скачиваете чужие ПВК или их образцы в Интернете из разных информационных ресурсов.

Мы крайне не рекомендуем пользоваться третьим способом, так как он приведет к тому, что ваши Правила внутреннего контроля не будут соответствовать всем необходимым требованиям несмотря на то, что вы затратите временные и человеческие ресурсы на эту разработку. Вы не сможете найти образец, идеально подходящий под совокупность факторов, характерных для вашей компании, и влияющих на Правила внутреннего контроля. Вы можете не знать для какого вида деятельности, типа предприятия, количества сотрудников и филиалов была написана инструкцию, которую вы взяли за основу, а значит вы не можете быть уверены в том, что она вам подойдет.

Второй способ кажется нам наиболее рациональным. Гораздо выгоднее вложить деньги в приобретение Правил внутреннего контроля, которые будут написаны именно для вас в соответствии со всеми требованиями, у специалистов, таких, например, как наша компания, чем потерять гораздо большую сумму на штрафе, который вы можете получить в случае отсутствия или некорректного составления Правил внутреннего контроля.

Для тех, кто хочет пойти по первому пути и попробовать разработать Правила внутреннего контроля самостоятельно, мы дадим несколько важных рекомендаций в этой статье.

1. При составлении ПВК вы должны опираться на действующее законодательство РФ по ПОД/ФТ: Федеральный закон №115-ФЗ, Постановления Правительства, Приказы и информационные письма Росфинмониторинга.
2. В ПВК должна описываться структура работы по ПОД/ФТ в вашей компании с указанием обязанностей должностных лиц и линейных сотрудников, сроков исполнения требований, лиц, несущих ответственность за исполнение Правил.
3. Правила внутреннего контроля должны содержать в себе программы, которые обязательны для вашего типа деятельности. Перечень таких программ, их точные названия и информация, которая должна быть в них указана, содержится в Постановлении Правительства №667. Не стоит нарушать указанную там структуру, так как она удобна не только для составления ПВК и работы, но и для проверок надзорными органами.  Отсутствие четкой структуры вызовет у проверяющего специалиста вопросы и поможет ему выявить недостатки.
4. Учитывайте специфику вашей деятельности при разработке Правил внутреннего контроля. Если вы как НФО возьмете Правила внутреннего контроля, разрабатываемые адвокатами, и постарается адаптировать их под свои реалии, то вы можете убрать то, что должно быть в вашем документе или добавить то, чего в нем не должно быть. И то, и то станет нарушением.
5. Уделите внимание специальному должностному лицу и другим сотрудникам вашей компании в ПВК. Не увлекайтесь описанием теоретической части из нормативных документов, вы должны описать процессы так, как они происходят в вашей организации. Какие обязанности возложены на специальное должностное лицо, какие действия предпринимают сотрудники в случае выявления подозрительных операций и необходимости отправки внутреннего сообщения.
6. Конфиденциальность информации, полученной в ходе реализации Правил внутреннего контроля, является также очень важной частью. Обязательно опишите как вы работаете с данными, полученными от клиентов, как вы храните собранные сведения.
7. Если в вашей компании есть филиалы или вы ИП с несколькими точками реализации, вам нужно рассказать о деятельности, направленной на ПОД/ФТ не только в главном офисе, но и в филиалах или точках.
8. Если у вас есть возможность ознакомиться с опытом проверок других компаний в вашем регионе надзорным органом, к которому вы относитесь, обязательно учтите его в своих Правилах внутреннего контроля, чтобы повысить шансы на то, что ваши Правила пройдут проверку на соответствие требованиям.
9. Принцип «Больше – лучше» здесь не работает. Не возлагайте на себя обязанности и ответственность, которые не требуются законодательством, потому что в случае их неисполнения вы будете нести за них ответственность в соответствии с собственными Правилами внутреннего контроля. Процессы должны быть легко исполнимыми и понятными для сотрудников для того, чтобы они действительно реализовывались.
10. Следите за изменениями в законодательстве после разработки Правил внутреннего контроля. Что-то может потерять актуальность, измениться или добавиться. Проверяющие сотрудники всегда внимательно следят за актуальностью последней редакции ваших Правил.
11. Разбирайтесь в понятиях и их различиях. Например, идентификация и изучение клиента – это разные программы, требующие от вас разных действий. Так же, как приостановление операции – это не то же самое, что ее блокирование. Если вы не будете знать разницу между этими процессами, вы рискуете объединить их в один и получить грубое нарушение в Правилах внутреннего контроля.
12. Соблюдайте все пункты, написанные вами в Правилах внутреннего контроля, осуществляйте указанные действия и принимайте положенные меры.

Данные рекомендации могут помочь вам в составлении Правил внутреннего контроля, если вы будете на них опираться в своей работе, но разработка Правил внутреннего контроля ПОД ФТ содержит много нюансов.

Разработка Правил ПОД ФТ профессионалами, позволит вам быть спокойными за результат. Наша компания гарантирует соответствие Правил внутреннего контроля необходимым требованиям по договору. Разработанные нами Правила содержат приложения, включающие в себя образцы отчетности, которые обязательно понадобятся вам в вашей деятельности.