Отчет ПОД/ФТ
Ответственный сотрудник должен формировать следующие виды отчетов:
Письменные отчеты для Руководителя организации о результатах проверок.
Письменная текущая отчетность.
Письменный отчет для коллегиального исполнительного органа.
Разберем подробнее про каждый отчет:
Письменные отчеты для Руководителя организации о результатах проверок
Отчет о результатах проверки должен включать:
Сведения обо всех выявленных нарушениях законодательства о ПОД/ФТ/ФРОМУ.
К таким нарушениям может быть отнесено все, что угодно — от несоответствия ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ требованиям законодательства РФ о ПОД/ФТ/ФРОМУ до раскрытия информации третьим лицам о принимаемых мерах в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ в Организации. Для того, чтобы сформировать такой отчет Ответственному сотруднику следуют составить план проверок и определить объекты контроля. Как правило, нарушения требований законодательства дублируют нарушение ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ, но не всегда.
Сведения обо всех выявленных нарушениях ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ.
К таким нарушениям могут быть отнесены нарушения порядков и сроков предоставления информации, порядков и сроков взаимодействия сотрудников, нарушения, связанные с исполнением обязанностей по ПОД/ФТ/ФРОМУ в рамках организованной системы, которые зафиксированы в Правилах внутреннего контроля по ПОД/ФТ/ФРОМУ, иные нарушения.
Информацию о принятых мерах по результатах проверок.
Любые нарушения нужно устранить. Соответственно, в отчете следует написать о том, что выявленное нарушение устранено. Если выявлено, что ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ не соответствуют требованиям законодательства о ПОД/ФТ/ФРОМУ, то в отчете следует указать, что была утверждена новая редакция ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ.
Письменная текущая отчетность
Мы рекомендуем информировать Руководителя организации о реализации ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ не реже 1 раза в квартал, но можно и ежемесячно или даже чаще — Отчет Ответственного сотрудника о результатах осуществления внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ.
Отчет Ответственного сотрудника о результатах осуществления внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ должен также включать объекты контроля. Желательно в отчет включить информацию обо всей деятельности в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ, которую осуществляет Организация. Например, информацию о проверках по перечням, о сообщениях, направленных в Росфинмониторинг, о выявленных нарушениях и виновных в нем лицах и прочую информацию, о которой Ответственный сотрудник обязан информировать Руководителя организации в соответствии с ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ.
Письменный отчет для коллегиального исполнительного органа
Письменный отчет для коллегиального исполнительного органа (Правление, Совет директоров) должен быть предварительно согласован с Руководителем организации.
Отчет для коллегиального исполнительного органа должен включать информацию о результатах реализации ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ и рекомендуемых мерах по улучшению системы ПОД/ФТ/ФРОМУ.
Отчет формируемся и представляется не реже 1 раза в год.
В отчет следует включить туже информацию, что и в Отчете Ответственного сотрудника о результатах осуществления внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ, а также мнение Ответственного сотрудника о том, как лучше организовать систему ПОД/ФТ/ФРОМУ Организации. Например, купить программное обеспечение для автоматизации идентификации, упростить порядок взаимодействия (исключить какой-то отдел из документооборота по ПОД/ФТ/ФРОМУ) и прочее.
