Правила внутреннего контроля нотариуса: виды, особенности оформления и согласования

Что необходимо делать в рамках организации системы ПОД/ФТ?

1. Разрабатывать Правила внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ.
2. Назначать специальное должное лицо (СДЛ), ответственное за реализацию этих Правил.
3. Зарегистрировать Личный кабинет на сайте Росфинмониторинга.

Сегодня мы поговорим о первом пункте в этом списке – Правилах внутреннего контроля (ПВК) и о том, как они оформляются.

ПВК для нотариусов создаются на основании Постановления Правительства №1188 «О требованиях к ПВК субъектов ст.7.1 Федерального закона №115-ФЗ о ПОД/ФТ». К таким субъектам, наряду с адвокатами, юристами, бухгалтерами, аудиторскими организациями и аудиторами, относятся и нотариусы. В данной статье мы будем рассматривать Постановление Правительства №1188 применительно именно к нотариусам.

Разработка ПВК – это обязанность нотариусов, предусмотренная законодательством РФ по ПОД/ФТ, прописанная в Федеральном законе №115-ФЗ (п.1 ст.7.1) и в уже упомянутом Постановлении Правительства №1188 от 14.07.2021 «О требованиях к ПВК субъектов ст.7.1 Федерального закона №115-ФЗ о ПОД/ФТ».

Правила внутреннего контроля должны быть обязательно разработаны нотариусом до проведения первой сделки. Утверждение ПВК проводится нотариусом самостоятельно.

Контроль за соответствием ПВК осуществляет и обеспечивает непосредственно сам нотариус. Нотариус вправе хранить Правила внутреннего контроля, оформленные на бумажном носителе, которые заверяются подписью нотариуса, или в электронном виде, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса. ПВК нотариуса должны обязательно содержать следующие программы:

1. Программа, определяющая организационные основы ПВК (программа организации системы внутреннего контроля). Здесь описывается порядок назначения специального должностного лица (СДЛ), ответственного за реализацию ПВК, которым может быть физ. лицо, являющееся сотрудником нотариуса на основании трудового договора. Нотариусы вправе возложить обязанности СДЛ, ответственного за правила внутреннего контроля на себя. Кроме того, в программе организации системы необходимо предусмотреть порядок возложения обязанностей СДЛ (внутреннее распоряжение или решение нотариуса о возложении обязанностей на себя). Также в программе организации системы должны быть определены полномочия и обязанности, возлагаемые на СДЛ, ответственного за реализацию ПВК, соответствующие требованиям законодательства. Тут же должен быть описан порядок внесения изменений в ПВК, они должны приводиться в соответствие с требованиями законодательства РФ о ПОД/ФТ/ФРОМУ не позднее 1 месяца со дня вступления в силу новых законодательных или нормативных правовых актов по ПОД/ФТ, если такими актами не установлены иные сроки на приведение ПВК в соответствие.

Изменения, вносимые в ПВК, оформляются в виде новой редакции ПВК.

2. Программа идентификации клиентов (программа идентификации). В данной программе указывается порядок установления отношений с клиентами, порядок запроса документов клиентов, необходимых для идентификации, порядок проверки клиентов на принадлежность к Перечням экстремистов/террористов и к другим обязательным для проверки спискам и перечням, а также оценка степени риска клиента. Кроме того, в программе идентификации определяется способ документального фиксирования сведений и информации, получаемых нотариусами в рамках идентификации клиентов.

3. Программа изучения клиента. Она определяет способы и формы документального фиксирования сведений, получаемых нотариусом в рамках исполнения обязанностей, предусмотренных пп.1.1 п.1 ст.7 Федерального закона №115-ФЗ о ПОД/ФТ. На этом уровне, в рамках изучения клиентов, определяется деловая репутация клиентов, их финансовое положение, цели установления деловых отношений, запрашиваются отзывы от клиентов, а также могут быть установлены источники происхождения денежных средств клиентов, с которыми клиент планирует совершать операцию.

4. Программа оценки степени (уровня) риска (риска совершения клиентом подозрительных операций) и применения мер по снижению риска. Этот раздел включает в себя методику оценки риска приема клиента на обслуживание и отнесение этого клиента к определенной группе риска, порядок и сроки пересмотра риска клиента, к которому он отнесен в ходе его обслуживания, если такой клиент принят на обслуживание, предполагающее длительный характер отношений, порядок применения в отношении клиента мер, направленных на ПОД/ФТ, порядок управления рисками и т.д.

5. Программа операций, вызывающих подозрение в причастности к отмыванию доходов или финансирования терроризма и представления информации о них в Росфинмониторинг. Эта часть определяет процедуры выявления сделок и финансовых операций клиентов, подпадающих под признаки необычных операций, осуществление которых может быть направлено на отмывание доходов или финансирование терроризма, а также процедуры выявления финансовых операций, сделок, подлежащих документальному фиксированию в соответствии с п.2 ст.7 Федерального закона №115-ФЗ.

6. Программа, регламентирующая порядок применения мер по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества (программа замораживания (блокирования)). Эта часть предусматривает порядок проведения проверки клиентов на принадлежность к Перечням экстремистов/террористов, а также порядке принятия мер по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества клиентов нотариуса.

7. Программа подготовки и обучения кадров в сфере ПОД/ФТ/ФРОМУ. Данный раздел описывает порядок прохождения нотариусом целевого инструктажа, а также повышение уровня знаний в соответствии с Приказом Росфинмониторинга №203.

8. Программа проверки системы внутреннего контроля. Этот раздел содержит то, как обеспечивается контроль за соблюдением нотариусом требований законодательства о ПОД/ФТ. Проверка системы внутреннего контроля должна проводиться не реже 1 раза в год нотариусом, но мы рекомендуем проводить такую проверку не реже 2 раз в год. По результатам проверки формируется отчет о выявленных недостатках системы внутреннего контроля и соответствующие недостатки должны быть устранены. В случае, если у нотариуса нет наемных сотрудников, нотариус проводит такие проверки самостоятельно.

9. Программа хранения информации и документов, полученных в результате реализации обязанностей по ПОД/ФТ/ФРОМУ (программа хранения информации). Эта программа указывает на необходимость хранения документов и сведений о клиенте не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом.

Мы часто получаем вопрос «Подлежат ли Правила внутреннего контроля нотариуса согласованию?» и хотим ответить, что в соответствии с нормативными актами о ПОД/ФТ Правила внутреннего контроля нотариуса не подлежат согласованию, но их необходимо загрузить в Личный кабинет на сайте Росфинмониторинга, а также убедиться в том, что региональные палаты нотариусов не требуют дополнительных согласований.