Наши кейсы

6 лет без отчетности: как мы восстановили систему ПОД/ФТ для ювелирной компании

О клиенте

К нам обратился клиент, которого мы уже более 5 лет сопровождаем по вопросам ПОД/ФТ. Он является владельцем ювелирного магазина в Якутске и ранее работал с нами как индивидуальный предприниматель.

На этот раз задача касалась другой его компании — ООО с основным видом деятельности «розничная торговля серебром».

Компания фактически не вела деятельность с 2019 года, но личный кабинет в Росфинмониторинге у нее был. А значит, обязанности по 115-ФЗ никуда не исчезли.

С чем пришел клиент

Главный вопрос клиента был простым:

«Чем отличается сопровождение ООО от сопровождения ИП?»

По сути — почти ничем. Требования законодательства в сфере ПОД/ФТ для всех субъектов одинаково обязательны. Отличия есть только в отдельных нюансах: составе внутренних документов и порядке назначения специального должностного лица.

После первичной проверки стало понятно: за годы бездействия в личном кабинете накопился ряд нарушений.

Что мы обнаружили

У компании был умеренный уровень риска в личном кабинете.

С 2019 года:

• не загружались Правила внутреннего контроля;
• не сдавались отчеты о проверке системы ПОД/ФТ;
• не сдавались отчеты о рисках;
• не проводилась регулярная проверка клиентов по перечням;
• отсутствовали актуальные документы, приказы и журналы;
• не подавалась информация о приостановлении деятельности.

При этом в 2019 году компания уже направляла ФЭС об операции, подлежащей обязательному контролю. Это повышало важность корректного восстановления всей системы ПОД/ФТ.

Какие риски были у компании

При таком состоянии личного кабинета компания могла получить запрос от Пробирной палаты или Росфинмониторинга.

Основные риски:

• претензии со стороны контролирующих органов;
• необходимость срочно восстанавливать документы и отчетность;
• риск штрафов по 115-ФЗ;
• повышенное внимание к компании из-за умеренного уровня риска;
• отсутствие доказательств, что внутренний контроль действительно велся.

Что мы сделали

Мы взяли компанию на абонентское сопровождение и восстановили систему ПОД/ФТ практически с нуля.

1. Восстановили архив отчетности

Подготовили и направили необходимые отчеты в Росфинмониторинг:

• ФЭС;
• отчеты о рисках;
• отчеты о проверке системы внутреннего контроля;
• отчеты о проверке клиентов по перечням.

2. Настроили личный кабинет

Мы актуализировали данные в личном кабинете:

• заполнили учетные сведения;
• внесли информацию о СДЛ;
• обновили сведения о директоре;
• внесли сведения о бенефициарных владельцах;
• прошли необходимые тесты и опросники;
• выгрузили информацию от Росфинмониторинга.

3. Подготовили документы

Для клиента были разработаны и оформлены:

• Правила внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ;
• приказ об обучении сотрудников;
• программа подготовки и обучения кадров;
• журнал учета информации об обучении сотрудников;
• журнал учета проверки клиентов по перечням.

4. Проконсультировали сотрудников

Мы объяснили порядок дальнейшего взаимодействия с нами, передали список операций, о которых клиент должен своевременно информировать специалистов сопровождения, и настроили понятный рабочий процесс.

Результат

Компания получила полностью восстановленную и настроенную систему ПОД/ФТ.

Сейчас мы продолжаем сопровождать клиента:

• поддерживаем личный кабинет в актуальном состоянии;
• готовим документы при изменении законодательства;
• контролируем сроки отчетности;
• скачиваем и проверяем перечни;
• консультируем сотрудников по возникающим вопросам;
• помогаем поддерживать низкий уровень риска.

Главный результат — собственнику больше не нужно самостоятельно разбираться в требованиях 115-ФЗ, отслеживать сроки, проверять перечни и готовить документы. Эту работу взяли на себя специалисты AML Club.

Почему это важно

Многие компании считают, что если деятельность не ведется, обязанности по ПОД/ФТ можно не выполнять.

Это опасное заблуждение.

Если компания или ИП относится к субъектам 115-ФЗ, требования сохраняются: необходимо вести внутренний контроль, поддерживать документы в актуальном состоянии, сдавать отчетность и работать с личным кабинетом Росфинмониторинга.

Чем раньше привести систему в порядок, тем ниже риск претензий, штрафов и срочного восстановления документов перед проверкой.

Нужна помощь с ПОД/ФТ?

Если вы не уверены, что у вашей компании все в порядке с Росфинмониторингом, лучше проверить это заранее.

AML Club поможет:

• провести аудит текущего состояния;
• восстановить документы и отчетность;
• настроить личный кабинет;
• подготовить Правила внутреннего контроля;
• взять ПОД/ФТ на абонентское сопровождение.

Оставьте заявку — разберем вашу ситуацию и подскажем, что нужно сделать в первую очередь.