Когда надо обновлять анкеты клиентов по ПОД/ФТ?

Все клиенты вашей организации должны быть распределены по степеням рисков. Мы рекомендуем распределять по трем категориям: низкий риск, средний риск и высокий риск.

Сведения о лицах, которым присвоена низкая степень риска, обновляются не позднее 3-х лет с даты проведения идентификации. При средней степени риска вы должны самостоятельно определить в Правилах внутреннего контроля как, когда и в какой период вы будете проводить обновление анкет этих клиентов (раз в три года, раз в год). При высокой степени риска вы обязаны проводить обновление анкет регулярно, но не реже 1 раза в год.

Обновление сведений проводится в отношении клиентов, которые находятся на долгосрочном обслуживании. Если вы оказываете клиенту разовую услугу, например, единоразо сопровождаете сделку по купле-продаже недвижимости, то обновление анкет через 1 или 3 года проводить не нужно в связи с тем, что вы больше не оказываете услуги этим клиентам на момент обновления.

Вы можете столкнуться с ситуацией, когда у вас с клиентом заключены отношения на несколько лет или договор автоматически пролонгируется, т.е. у вас есть обязанность обновить сведения по нему через 1 или 3 года, а клиент пропал.

Например, у него высокая степень риска, и вы пытаетесь самостоятельно обновить информацию по нему. Что вы делаете? Вы осуществляете проверку паспорта на действительность, проверку по перечням экстремистов и террористов, проверку ИНН, принадлежность паспорта этому физическому лицу и т.д., и вдруг вы выясняете, что паспорт уже недействителен, а значит информацию по клиенту необходимо обновить как можно скорее. То есть вы должны провести идентификацию еще раз, увидеть новые документы клиента со всеми изменениями, и у вас должна быть заполнена новая анкета клиента с новыми данными. Вы начинаете искать клиента, звонить, писать, отправляете ему анкету с просьбой заполнить, но от клиента нет ответа. И в этот момент клиент подает поручение на проведение какой-то операции, а ваш запрос о предоставлении новых паспортных данных и сведений для анкеты – игнорирует.

В таком случае в законодательстве предусмотрена следующая возможность: вы не можете проводить операцию клиента до тех пор, пока не проведете обновление сведений о нем. То есть вас никто не накажет за то, что у вас не обновлены анкеты клиентов по истечении года с высокой степенью риска или по истечении 3 лет с низкой степенью риска, но вы должны будете доказать, что вы предприняли все возможные в сложившихся обстоятельствах меры по обновлению сведений о клиенте, и обновление не было завершено. Для этой цели подойдут скриншоты, подтверждающие то, что паспорт числится в недействительных, и поэтому обновить анкету вы сами не имеете права, подтверждение того, что клиент не выходит на связь. Такая ситуация – это единственный случай, когда можно не завершить обновление сведений.