Как проходит процесс приема на абонентское сопровождение?

Многие владельцы организаций думают, что абонентское сопровождение – это сложно, опасно, а при переходе на него могут возникнуть какие-либо проблемы. На самом деле, этот процесс максимально прост и прозрачен. В данной статье мы расскажем об условиях и этапах сотрудничества по абонентскому сопровождению.

Сотрудничество начинается с заключения договора, составленного таким образом, что у вас не будет проблем с надзорными органами. Данный документ обязывает нас:

• соблюдать требования Федерального закона №115-ФЗ;
• формировать для вас отчетность;
• посещать Личный кабинет;
• формировать для вас все необходимые документы;
• в неограниченном количестве проводить для вас консультации по №115-ФЗ и другое.

Также договором определяются ваши обязанности по абонентской плате и по предоставлению нам необходимых сведений и документов для того, чтобы мы могли оказывать вам услуги.

Какие данные от вас могут понадобиться?

Например, для того, чтобы мы сформировали для вас Правила внутреннего контроля, нам необходимо понимать:

• каким образом оказываются услуги клиентам в вашей организации;
• какие у вас могут быть сложности во взаимодействии с клиентами;
• какие у вас есть подразделения в организации и т.д.

Мы предлагаем 4 способа подписания договора и оставляем за вами право выбора наиболее удобного для вас варианта:

1. Подписываем договор и обмениваемся скан-копиями.
2. Подписываем договор электронной подписью через систему ЭДО.
3. Подписываем договор с двух сторон электронной подписью без системы ЭДО.
4. Подписываем договор и обмениваемся оригиналами, отправленными курьером или по почте.

С первого дня подписания договора мы принимаем вас на обслуживание.

На первом этапе мы проверяем что у вас уже имеется. Абонентское сопровождение по умолчанию не включает в себя услугу восстановления архива по Правилам внутреннего контроля или обучению сотрудников за последние несколько лет при их отсутствии. Такая помощь потребует отдельной договоренности с нами. В рамках абонентского обслуживания мы отвечаем за то, что происходит с вашей системой ПОД/ФТ с момента подписания договора.

Мы предоставим все документы и осуществим необходимые действия согласно требованиям законодательства РФ, а именно:

• подготовим актуальную редакция ПВК;
• загрузим ПВК в Личный кабинет на сайте Росфинмониторинга;
• сдадим последнюю отчетность, если она у вас не сдана;
• организуем систему финансового мониторинга;
• научим вас выявлять операции и предоставлять нам необходимые документы;
• озвучим сроки и сведения, которые будут нам необходимы для формирования отчетности;
• предоставим программу подготовки и обучения кадров;
• подготовим Приказ об обучении сотрудников;
• сформируем целевые, дополнительные и вводные инструктажи в случае их отсутствия;
• получим от вас логин и пароль от Личного кабинета, чтобы в дальнейшем помогать вам в полном объеме соблюдать требования законодательства по ПОД/ФТ;
• будем отслеживать сроки сдачи отчетности и изменения в законодательстве;
• свяжемся с вами за 1 неделю до срока сдачи отчетности и напомним о необходимости подсчета клиентов и формировании ежеквартальной отчетности;
• сформируем отчетность о проверке системы внутреннего контроля, отследим сроки и сдадим в Росфинмониторинг, а затем пришлем вам готовые документы для контроля;
• в случае изменения законодательства РФ сформируем документы по обучению, раздаточный материал и свидетельство об обучении, которые вам останется только подписать на рабочем месте;
• в течение месяца после изменения законодательства подготовим ПВК и пришлем вместе с Приказом об утверждении новой редакции ПВК, сформируем новое свидетельство об обучении и раздаточный материал к дополнительному инструктажу по новой редакции Правил, а также пропишем, что изменилось в новой редакции Правил на основании законодательства;
• научим вас осуществлять финансовый мониторинг, дадим все разъяснения, озвучим необходимые нам документы для представления сведений в Росфинмониторинг, а также порядок сбора этой информации у ваших клиентов, способы ее аккумуляции и сроки предоставления;
• будем проходить все тесты, опросники, анкетирование, размещаемые в Личном кабинете на сайте Росфинмониторинга;
• зарегистрируем специальное должностное лицо;
• обновим учетную информацию для организаций, находящихся на учете в Росфинмониторинге (например, лизинговая, факторинговая компания, агентство недвижимости, операторы по приему платежей), в течение 10 дней после изменения сведений, повторно подав очередную карту постановки на учет в Росфинмониторинг уже с измененными данными.

При задержке документов для предоставления отчетности, мы сможем сформировать отчетность после окончания рабочего дня, но отправка без вашего участия будет невозможна. Одной из особенностей, отличающих нас от наших конкурентов, является то, что мы не забираем у вас ЭЦП и не готовим ЭЦП на свое имя, так как это небезопасно. Мы осуществляем процесс дистанционно. Таким образом, вы всегда можете контролировать наши действия, и для Росфинмониторинга, и для вас это будет выглядеть как самостоятельное соблюдение требований законодательства по ПОД/ФТ в полном объеме.

На сегодняшний день наиболее эффективная позиция, помогающая избегать попадания в поле зрения надзорных органов, это соблюдение требований №115-ФЗ в полном объеме и направление об этом информации в Росфинмониторинг, что мы и предлагаем в рамках абонентского сопровождения.

Если по каким-либо причинам вы столкнетесь с проверкой надзорными органами, то мы будем сопровождать вас в полном объеме даже при обнаружении нарушений, вплоть до сопровождения в суде, оправдывая вас полным соблюдением требований №115-ФЗ и, в отличие от наших конкурентов, консультирующих только по телефону, мы сможем подготовить документы для предоставления в суде, а также подскажем как озвучить вашу позицию. За все время оказания нами услуги абонентского сопровождения наши клиенты не сталкивались с проверками, найденными нарушениями и судебными разбирательствами, однако, мы считаем важным сообщить, что даже в случае возникновения таких ситуаций вы сможете рассчитывать на нашу поддержку.

В каком порядке осуществляется оплата?

Абонентское сопровождение предусматривает ежемесячную плату в установленном размере. Еще одним положительным отличием от наших конкурентов является то, что мы не требует оплату за 6 или 12 месяцев при заключении договора. Оплата 1 раз в квартал, 1 раз в полугодие или 1 раз в год может осуществляться только по вашему желанию, так как такой способ может сократить документооборот по ежемесячным актам сверок. В таком случае мы вносим небольшие правки в договор в части оплаты, и вы оплачиваете абонентское сопровождение на удобных для вас условиях.