Аналог собственноручной подписи в протоколах обучения ПОД/ФТ

Как мы писали ранее, для разных видов деятельности применяются разные нормативные акты.

На организации, поднадзорные Росфинмониторингу, Роскомнадзору, Пробирной палате, ФНС и субъектов статьи 7.1 Федерального закона №115-ФЗ, таких как адвокаты, нотариусы, аудиторы, бухгалтерские и юридические компании, в вопросах обучения сотрудников по ПОД/ФТ распространяется приказ Росфинмониторинга №203 «Об утверждении положения о требованиях к подготовке и обучению кадров организаций, осуществляющих операции с денежными средствами или иным имуществом, в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» (далее – приказ).

Этим приказом предусмотрено, организация самостоятельно определяет в своих Правилах внутреннего контроля, форму и содержание документа, подтверждающего факт прохождения обучения по противодействию отмыванию доходов внутри организации сотрудником организации. И сотрудник организации обязан подписать такой документ лично. Поэтому у перечисленных субъектов Федерального закона № 115-ФЗ нет возможности организовать использование сотрудниками аналога собственноручной подписи при подписании внутренних документов по обучению. То есть, сформированный документ по обучению сотрудников, будь то журнал, протокол, свидетельство об обучении или сертификат об обучении внутри организации обязательно должен быть подписан сотрудником организации, который провел это обучение и сотрудником организации, который прошел это обучение.

Что же касается некредитных финансовых организаций, которые поднадзорны Банку России, то им здесь повезло больше. В указании Банка России №3471-У указано, что сотрудники организации вправе подтверждать факт проведения с сотрудником некредитной финансовой организации обучения в форме целевого (внепланового) инструктажа собственноручной подписью в документе либо аналогом собственноручной подписи в электронном документе. А форму и содержание такого документа некредитная финансовая организация устанавливает самостоятельно. То есть здесь у некредитных финансовых организаций есть возможность не печатать свидетельства, журналы или протоколы о проведении обучения сотрудников по ПОД/ФТ, а оставить их в электронном виде. Но при этом сотрудники организации все равно должны их подписать подписью, и это может быть аналог собственноручной подписи.

Если мы обратимся к нормативным актам, которые рассказывают нам, что такое аналог собственноручной подписи (АСП), то увидим, что АСП – это электронная подпись, порядок получения и проверки которой устанавливаются соглашением сторон или иными правовыми актами. Соответственно, когда вводится возможность сотрудника подписать какой-то внутренний документ в организации не собственноручной подписью на бумаге, а аналогом собственноручной подписи, то предварительно необходимо заключить с таким сотрудником соглашение об использовании аналогов электронной подписи при подписании документов.

Что может быть аналогом собственноручной электронной подписи?

Это может быть электронная подпись, соответствующая законодательству Российской Федерации: простая электронная подпись, усиленная или усиленная квалифицированная.

С точки зрения законодательства Российской Федерации, аналогом собственноручной подписи может быть в том числе, логин и пароль в электронной форме, либо присоединение какого-то одного файла к другому файлу, подтверждающему, что один из этих файлов является подписываемым документом, а второй является электронной подписью.

Итак, чтобы организовать подписание документов об обучении по ПОД/ФТ организация должна выполнить следующее:

1. определить, что является электронной подписью,
2. заключить соглашение с сотрудниками организации, которые подтверждают, что они согласны на подписание документов аналогом собственноручной подписи.
3. И уже после этого СДЛ вправе проводить обучение, формировать свидетельство об обучении в электронном виде, рассылать их среди сотрудников организации и получать от них электронные документы, подписанные электронной подписью.

Все эти порядки взаимодействия должны быть определены во внутренних документах организации.